フリーランスと連携して業務を行う際にデータを安全に保つ方法とは？

急速に成長するギグエコノミー（ネット上の短発または短期の仕事）と、Upwork、クラウドワークスなどのWebサイトにより、エージェントはわずか数人の正社員で幅広いマーケティングおよびクリエイティブサービスを提供できるようになりました。

この分散型ワークフォースという新たなスタイルによって、スタートアップ企業はリモートワーカーや業務委託のフリーランスを支援しながら競争力を得ることができる一方で、企業とその顧客は潜在的なデータセキュリティリスクにさらされています。

こうしたデータセキュリティのリスクに関して、多くの企業にとって課題となるのがパスワード管理ですが、顧客データの漏洩や、場合によってはデータプライバシー法に違反するリスクがある企業もあります。

そこで本記事では、リモートワーカーやフリーランスを多く抱える企業において、データの安全を保つために考慮すべき事項を9つご紹介します。

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1. リスク評価とデータセキュリティプロトコルの割り当て

リモートワーカーやフリーランスとの業務連携におけるリスク評価

リモートワーカーやフリーランスと連携して業務を行っている企業は、リスクのレベルと関連するプロトコルを評価する必要があります。

アクセス制限の重要性

例えば、チームがSNSのアカウントにリモートでログインするのは問題ないかもしれませんが、顧客データベースや財務情報といった機密情報へのアクセスは、安全な社内ネットワークで働く、精査された正社員だけがアクセスできるようになっていなければなりません。

データ保護プロトコルと柔軟な適用

このようなデータ保護のプロトコルを設定すると、どのプロジェクト、タスク、クライアントが社内チームのもので、どれをリモートワーカーやフリーランスにアウトソースできるかが決まってきます。

また、そのセキュリティレベルはガイドラインであり、画一的なアプローチではないことに注意することが重要です。

一部の顧客にとっては安全なパスワード共有で十分かもしれませんが、リスクの高い多国籍組織では、安全な社内ネットワーク上の精査された正社員しかアカウントとシステムにアクセスできないとする場合があります。

2. アクセス制限

ツールとアプリケーションへのアクセス管理

データセキュリティのリスク評価の一環として、誰がツールやアプリにアクセスする必要があるかを判断する必要があります。

例えば、リモートワーカーやフリーランスに対してアクセスできる範囲を制限するのは、単にデータ漏洩を防ぐためだけでなく、ウイルス感染やランサムウェア攻撃から企業を守るためにも重要です。ランサムウェアはシステムやデータを暗号化し、身代金を要求するため、早期に侵入を防ぐことが企業の安全に直結します。

アクセス許可の具体例

下記がその例です。

• ソフトウェアを使ってSNSを管理する場合、フリーランスはSNSチャネルへのアクセスを許可される必要があるか

• コピーライターはCMS（コンテンツ管理システム）にアクセスする必要があるのか

• Microsoft WordやGoogleドキュメント経由で記事を送れるのか

• マーケティング担当者に分析ソフトウェアへのアクセスを許可すべきか

• 必要なレポートを生成して Excel やスプレッドシート経由で共有すべきか

アクセス制限の優先事項

パスワード管理が完全であるとしても、企業は利便性よりもツールやアプリケーションへのアクセスを制限することを優先しなければなりません。

3. アクセスレベルの設定

アクセスレベルの設定と「Need To Knowの原則」

組織内のもう1つの考慮事項は、アプリ、ツール、データへのアクセスに対するアクセスレベルの設定です。

企業は、漏洩や侵害を最小限に抑えるために、組織のあらゆる要素を「Need To Knowの原則」のもと扱う必要があります。

この原則は、従業員や外部パートナーが、業務に必要な情報だけにアクセスできるようにすることで、セキュリティリスクを減少させるための基本的な方針です。

アクセス管理ツールの活用

TeamPasswordのようなツールを使うと、そのようなアクセスレベルをグループや共有機能に関連付けることができるため、特にフリーランスのセキュリティポリシーに関して、誰に何へのアクセスが許可されているかについて混乱することがなくなります。

これにより、権限の管理が簡素化され、セキュリティリスクを減らし、企業内の情報流通がより安全で効率的になります。

‏‏4. データセキュリティに関するチームメンバーの教育

サイバーセキュリティトレーニングの重要性

サイバーセキュリティのトレーニングは、潜在的なデータセキュリティのリスクを軽減するための非常に重要な部分であり、セキュリティプロトコルによっては、トレーニングがフリーランスにも適用される場合があります。

従業員やフリーランスが一貫して最新のセキュリティ知識を持ち、リスクを最小限に抑えるために必要なセキュリティ対策を理解していることが、企業の安全性に直接的に影響を与えます。

常に進化するサイバー犯罪に対応するために

テクノロジーとサイバー犯罪の状況は常に変化しているため、企業は従業員やフリーランスに最新の詐欺や攻撃に関する情報を提供し続けなければなりません。

サイバー攻撃の手法は日々進化しているため、過去のトレーニングだけでは十分ではなく、定期的な更新と再教育が不可欠です。

最新の詐欺や攻撃に関する情報をチームに提供し続けるために、専用のSlackチャンネルやサイバーセキュリティのWikiを作成することを検討するといいかもしれません。

これにより、トレーニングがより効果的に伝わり、常に最新情報が共有される環境が作れます。

緊急対応と侵害のセキュリティ対策の教育

また、企業はサーバーのシャットダウン、オフライン化、通信プロトコルなど、侵害や攻撃への対応方法についてもチームを教育すべきです。

特に、サイバー攻撃を受けた際に迅速に対応できるよう、従業員やフリーランスには緊急時の対応手順を事前に教育し、シミュレーションや演習を行うことが効果的です。

このような準備を通じて、実際の攻撃が発生した際に、冷静で迅速な対応が可能となり、被害を最小限に抑えることができます。

5. 一般的なデータ侵害の種類（最新版）

データセキュリティトレーニングの開始

データセキュリティのトレーニングについては、まず従業員が2024年における最もよくあるデータ侵害の2種類を理解するところから始まります。

（１）マルウェアによるメール攻撃

マルウェアによるメール攻撃では、サイバー犯罪者は一見平凡なメッセージや、よからぬリンクやファイルのダウンロードが添付されたメールを送信します。

リンクまたはダウンロードの有効化によるリスク

リンクまたはダウンロードが有効化されると、犯罪者は PC やスマホなどのデバイス、メール、メッセージ、および保存されているログイン認証情報に完全にアクセスできるようになります。

この種の攻撃は、サイバー犯罪者が検出されずにデバイスを無期限に監視できる点が問題です。

企業による定期的なセキュリティテスト

多くの企業は、その罠にハマる人がいるかどうかを確認すべく、「なりすまし」メールやメッセージを送って従業員に定期的にテストを行うでしょう。

そしてそのテストに「不合格」となった従業員は、マルウェア詐欺や戦術をきちんと十分に認識するように再トレーニングを受けなければいけません。

（２）フィッシング攻撃

フィッシングまたはソーシャルエンジニアリング攻撃は、企業や個人に対する最も一般的なサイバー脅威の1つです。

サイバー犯罪者は、個人を「怪しくないもの」と思われるサイトのページやアプリに誘導して、ログイン認証情報や個人情報を入力させようとします。

認証情報の盗難とその影響

フィッシング攻撃では、ユーザーが不正なサイトにログイン情報を入力することで、犯罪者はその認証情報を盗み、アカウントに不正にアクセスすることができます。

これにより、個人の情報だけでなく、企業の重要データも危険にさらされることになります。

パスワードマネージャーの導入による防止

TeamPasswordのようなパスワードマネージャーを使うと、従業員はログイン認証情報を入力する必要がなくなり、彼らがフィッシング詐欺の被害に遭うリスクが軽減されます。

企業はまた、ネットサーフィンへのアクセスを制限し、SSL/HTTPS（Secure Sockets Layer）のないサイトへのアクセスをブロックすべきです。

6. 公衆ネットワークでのリモートワーク

チームのインターネット接続法に関するリスク

企業が直面する最も重要な問題の1つに、チームのインターネットへの接続法があります。例えば、チームがカフェで作業することは、データセキュリティに重大なリスクをもたらしかねません。

誰が公衆ネットワークを監視しているのか、あるいはチームメンバーが作業中に覗き見されていないかを知ることは不可能です。

公衆WiFiのリスクと対策

公衆WiFiでの作業に関するポリシーは、潜在的なリスクについてチームを教育することに尽きます。

厳格なVPNポリシーはその第一歩としては素晴らしいですが、それでも、従業員にはセキュリティ対策が必要であり、周囲の状況、近くに座っている人、鏡、監視カメラにも注意し、コンピューターやデバイスから決して目を離さないようにすべきです。

セキュリティソフトの利用

また、公衆WiFiを使用する際には、セキュリティソフトを活用して、接続中のリスクを監視しておくことが大切です。これにより、不正なアクセスやデータ漏洩のリスクを最小限に抑えることができます。また、セキュリティソフトは、リアルタイムで危険なサイトや不審な通信を検出し、警告を出してくれるため、安全なネットワーク環境を維持できます。

ポケットWiFiの活用

企業は、リモートチームメンバーにポケットWiFiを割り当てるのを検討するのも良いでしょう。

このようなデバイスは完全に安全というわけではありませんが、公衆WiFiよりもモバイルネットワーク上の方が安全です。

7. EMM（エンタープライズモビリティ管理）

EMMポリシーによるリモートチームとフリーランスのアクセス制御

企業は、EMM（エンタープライズモビリティ管理）ポリシーの効力によって、リモートチームや個人用デバイスで作業するフリーランスに与えるアクセスを制御することができます。​​

EMM によるデバイス管理とデータ保護

EMM で、IT部門の管理者は企業のデータセキュリティと機密データを保護するために、会社と個人の両方のデバイスを監視および管理することができるようになります。

このようなセキュリティ管理システムにより、IT部門はチームメンバーのWiFiネットワークの監視やその安全性の判断、不審な活動への対応もできます。

紛失・盗難時のリモート管理機能

また、IT部門の管理者はチームメンバーのデバイスが紛失または盗難にあった場合、リモートでデバイスをロックまたはワイプすることができます。

セキュリティエンジニアの重要性

リモートワークやフリーランスとの業務連携を安全に行うためには、専門のセキュリティエンジニアの関与が不可欠です。

セキュリティエンジニアは、企業のネットワークやデータベースに対する攻撃を防ぐための防御策を設計・実施し、リモートチームのセキュリティポリシーを定期的に見直して強化します。

特に、リモート環境でのアクセス管理やデータ保護において、セキュリティエンジニアの役割はますます重要になっています。

8. フリーランス｜セキュリティ対策

データ保護規制の遵守の重要性

企業は、国や州の規制要件も考慮しなければなりません。例えばアメリカでは、HIPAA（医療保険の携行性と責任に関する法律）が、医療関連データへのアクセスや共有を保護する唯一の国家データ保護政策のひとつとなっています。

カリフォルニア州の厳格なプライバシー規制（CCPA）

また、カリフォルニア州には、CCPA（カリフォルニア州消費者プライバシー法）という最も厳しいデータプライバシー規制があり、この法律は、健康関連のデータにとどまらず、あらゆる業界のあらゆる消費者を保護するものとなっています。

CCPAに違反した企業は、高額な罰金に直面し、集団訴訟の対象となる可能性があります。同法は消費者の権利を保護するものであり、消費者は以下の権利を与えられています。

• 組織が集めるデータの内容の把握

• 第三者へのデータ販売のオプトアウト（「許諾しない」意思を示す行為）

• 集めたデータへのアクセスとダウンロード

• データの別のサービスへの転送

• データの削除

セキュリティエンジニアの役割とデータ保護の確保

データ保護規制に従うためには、企業のセキュリティエンジニアが重要な役割を果たします。

セキュリティエンジニアは、適切なセキュリティフレームワークを構築し、データ暗号化やアクセス制御を管理することで、規制に従ったデータの保護を実現します。

特に、GDPRやCCPAなど、厳格な規制が求められる中で、企業はセキュリティエンジニアと密接に連携し、リスクを最小限に抑える必要があります。

アメリカ国内の州レベルの規制

アメリカには、同様の規制を実施している州が以下のようにあります。

• バーモント州

• アラバマ州

• サウス・ダコタ州

• アリゾナ州

• コロラド州

• オレゴン州

• バージニア州

• ニュージャージー州

• ロードアイランド州

データ侵害やサイバー犯罪に対する意識の高まりを受けて、同様の法律が国レベルで可決される日も近いでしょう。

世界標準となるGDPR（EU一般データ保護規則）

欧州のGDPRは世界的に最も厳格な個人情報保護法であり、他の国々がデータ保護規制をモデル化する際の世界標準となる可能性が高いでしょう。

GDPRでEUの消費者だけでなく、EUの業者と取引する人、あるいはEUを通過する旅行者も保護され、リモートワーカーやフリーランスの雇用にも適用されます。

メールのデータベースの流出やパスワード管理の怠慢は、1,000万ユーロ、または企業の年間売上高の2％もの罰金を科される可能性があります。

9. 強固なパスワード管理

フリーランスに共有ツールやアプリへのアクセス権を与える必要がある場合、パスワードマネージャーは非常に重要です。

実際、社内スタッフであっても、アプリやツール、アカウントのログイン情報を共有する場合は、必ずパスワードマネージャーが使われなければなりません。

TeamPassword で、企業は同僚との安全なパスワード共有ができるようになります。

ブラウザの拡張機能をインストールすることで、チームメンバーはパスワードを見ることがなくなり、それによってパスワードの盗難や不正な共有、アクセスのリスクが軽減されます。

リモートチームやフリーランスと仕事をするときにTeamPasswordを使うのには、以下のような理由が挙げられます。

１．安全なパスワードジェネレータ

安全なパスワードジェネレータがあれば、チームメンバーが脆弱なパスワードを作成したり、ツールやアプリケーション間で認証情報を共有したりする心配がなくなります。

TeamPassword のパスワードジェネレータでは、大文字、小文字、記号、数字を使って最大３２文字の安全なパスワードを作成できます。

２．グループと共有

ユーザー名とパスワードを共有する代わりに、チームメンバーやフリーランスを特定のツールやアプリにアクセスできる TeamPasswordのグループに追加できます。

それによりチームはログイン情報を見ることはなく、チームメンバーの削除もクリックひとつで簡単にできます。

３．2FA（2段階認証）

2FAは、リモートチームやフリーランスにとって非常に重要です。2FAを使えば、クレデンシャルスタッフィング、フィッシング、ブルートフォースなどの攻撃によるパスワードの侵害を減らすことができます。

また、2FAは、カフェのような公共スペースでの覗き見に対しても効果的です。

４．アクティビティとログ

効果的なパスワード管理には、不正アクセスや共有に即座に対応できるようにアクティビティログを管理することも必要です。アクティビティログは、侵害を調査する際にも一役買います。

５．メール通知

TeamPasswordは、データ保護や機密性の高いツールやアプリケーションへのアクセスの監視に不可欠な機能であるアクションやアクティビティを管理者にメールで通知します。

セキュリティ対策は常に最新の状態で行われるべきであり、現代のビジネスにおいて必須です。TeamPasswordの高度で安全な暗号化技術でデータ、ツール、アプリを保護しませんか？無料トライアルを開始して、TeamPasswordでフリーランスと連携して業務を行う際のセキュリティシステムを強化し ましょう。